Några tips till dig som håller i ett Teams-möte

Innan mötet

Förbered agendan – i digitala möten är det bra att hålla kortare dragningar för att behålla uppmärksamheten hos deltagarna. Se till att deltagarna har möjlighet att påverka innehållet i agendan för att göra den intressant för alla. Fyll inte agendan med för många punkter och se till att komprimera presentationer i de fall det går.

Koppla gärna upp dig en stund innan mötet börjar. Se till att ditt ljud och din bild fungerar som det ska och sätt dig i ett tyst rum. Om fler personer än du ska hålla presentationer, kan det vara bra att de också kopplar upp sig innan mötet så att alla hinner kontrollera att tekniken fungerar och att alla vet hur man visar presentationerna.

Förbered rollfördelning för funktioner vid mötet.
1. En mötesledare som fördelar ordet och har hand om bildpresentationen.
2. Vid bildpresentationer kan det finnas ett behov av en deltagande person som kan överblicka chattfunktionen samt handuppräckning i annan dator.
3. Ska det föras protokoll behöver ev. ytterligare en person tilldelas det uppdraget.

Under mötet

Inled gärna mötet med några minuters genomgång av förväntningar och mål för mötet. Gör tydligt vilka regler deltagarna bör hålla sig till under mötet. Du som mötesledare kan om du vill stänga av deltagarnas mikrofoner under mötet, så att den som talar inte störs av bakgrundsljud osv.

Skapa utrymmen i agendan för diskussion. Diskussioner är ett bra sätt att hålla deltagarnas intresse vid liv och samtidigt får mötesledaren bättre koll på hur mötet fungerar. Lägg gärna flera diskussionstillfällen i agendan, hellre än att spara det till sist. Om det är ett möte med många deltagare kanske en diskussion blir svår att hålla. Synpunkter kan förmedlas via chattfunktionen. En annan metod för att öka interaktiviteten är att låta folk rösta genom att låta deltagarna räcka upp handen. Är det ett mindre möte kan det vara en idé att låta deltagare prata mer fritt. 

Avsluta mötet med en sammanfattning. Vad har mötet handlat om och vad har beslutats? Se till att mötet sammanfattas i ett protokoll som alla deltagare får tillgång till.

Lathundar

Ladda gärna ner och läs instruktionerna nedan om hur du bokar och ansluter till ett Teamsmöte, och vilka funktioner som du kan använda under mötet. 

Teams - Ansluta till teamsmöte (PowerPoint-presentation)

Teams - Boka teamsmöte (PowerPoint-presentation)

Teams - Funktioner i mötet (PowerPoint-presentation)