MENY

Gällande vårdprogram cervixcancerprevention

Fastställt av Regionala cancercentrum i samverkan 2017-01-12

20. IT-system

Rekommendationer

Rekommendationer riktade främst till regionernas/landstingens ledningar som konsekvens av Socialstyrelsens riktlinjer

  • En nationell samordning av kallelseverksamheten bör snarast utvecklas som stöder de nya screeningrekommendationerna. Ett nationellt kallelsesystem bör övervägas.
  • Kontrollfiler i kallelsesystem behöver vara tillgängliga över landstingsgränser för att inte utsätta kvinnor som flyttar för risk.
  • Kallelsesystem och laboratoriernas IT-system behöver anpassas till Socialstyrelsens rekommendationer om screening mot cervixcancer samt detta vårdprogram.
  • Landstingen rekommenderas att samordna sin kravställan på IT-system gentemot leverantörer.

20.1 Inledning

Samtliga svenska landsting har IT-stöd för hantering av cervixscreeningen inkluderande funktioner för att hantera personuppgifter i målgruppen, schemaläggning, bokning, kallelser via e-brev, provsvar, liksom rapportering och lagring av datauppgifter. 

Utvecklingen inom IT sker väldigt snabbt och stora komplexa system byts mot mer standardiserad IT-infrastruktur med generiska tjänster som kan hantera den explosionsartade utvecklingen av så kallade appar. Denna utveckling berör även screeningen.

Behovet av dataadministrativt IT-stöd styrs av hur screeningen är organiserad. Ju högre grad av centralisering, ju större population som omfattas, ju fler vårdgivare som är involverade, ju högre krav på kostnadseffektiv och rationell handläggning, ju större krav på säkerhet, ju större krav på korta ledtider, och framför allt, när programmet har både HPV-screening och cytologiscreening, desto större krav ställs på det dataadministrativa stödsystemet.

I de flesta landsting ligger ansvaret för GCK-administrationen på patologkliniken: att kalla kvinnor till provtagning, att analysera cytologprover och HPV-prover, liksom att skicka svarsbrev till kvinnor med normala analysresultat och remittera kvinnor med avvikande cytologi till gynekologisk utredning. Kallelsehanteringen är därmed oftast en applikation kopplad till patologklinikernas morfologisystem. Inom Stockholms läns landsting ligger ansvaret för den centrala administrationen på RCC som är länkad till länets samtliga patologklinikers databaser vilket medger tillgång till alla relevanta morfologiuppgifter. I bl.a. Västra Götalandsregionen ligger kallelseadministrationen centralt och är tillgänglig för alla de laboratorier som verkar i regionen.

 

20.2 Krav på dataadministrativa stödsystem inom screeningverksamheten

20.2.1 Behov av nationell samordning av kallelsesystem

Från 2015 gäller patientlagen som ger kvinnor som kallats till screening möjlighet att genomgå denna i annat landsting än hemlandstinget. Manuell hantering innebär risker och är resurskrävande. Kallelsedata och analysdata behöver därför kunna överföras över landstingsgränser. En lösning som medger att samtliga landsting har åtkomst till personuppgifter på alla kvinnor, oberoende av hemort behövs. 

 

20.2.2 Kontrollfiler

Screeningadministrativa stödsystem ska kunna användas för kontroll av högriskgrupper. En grupp är kvinnor som behandlats för höggradig dysplasi. De ska screenas med andra tidsintervall och åldersintervall än inom det ordinarie screeningprogrammet. En annan grupp är kvinnor som är HPV-positiva utan cytologiska atypier. Dessa kvinnor måste kunna erbjudas en säker uppföljning vid HPV-persistens även om de flyttar över landstingsgränser. Åtkomst till kontrollfilsinformation måste därför vara möjlig nationellt.

 

20.2.3 Screening med HPV-analys

För administration av HPV-baserad screening krävs att systemet ska kunna hantera uppgifter om både cytologisvar och HPV-svar, och i kombination, för enskilda kvinnor. Olika kallelser ska kunna skickas till olika grupper. Kvinnor ska kunna kallas till provtagning där den genererade remissen blir bärare av information om provet ska analyseras för HPV och/eller cytologi. Olika brevtyper behövs för provsvar. Kvinnor ska också kunna kallas med olika tidsintervall beroende av tillhörighet i kontrollfil.

20.2.4 Invånartjänster och kallelseadministration

 IT-system för kallelser bör kunna följande:

  • Hantera personuppgifter (grundfiler, uppdateringar, säkerhet).
  • Hantera ändrade personnummer och personer med skyddad identitet.
  • Definiera olika geografiska områden såsom län, kommun, distrikt (ersätter församling) och postnummer samt kunna omdefiniera vid förändringar. 
  • ”Spärra” kvinnor som är hysterektomerade eller som uttryckt önskan om att inte bli kallade. Uppgift om spärr införts på grund av hysterektomi eller på egen begäran ska kunna lagras. 
  • Ge möjlighet att styra nästa kallelse baserat på aktuellt provsvar. Hantera differentierat intervall och provtagningsmetod beroende på ålder liksom ta hänsyn till tidigare provresultat.
  • Ge information till laboratorierna om vilken eller vilka primära analyser som ska utföras utifrån patientens ålder och ev. tillhörighet i kontrollfil.
  • Ge uppkoppling mot nationell tjänst för kontroll av provtagning i andra landsting för kvinna som är aktuell för kallelse.
  • Erbjuda funktion för kommunikation med e-brevstjänst med möjlighet till olika brevtyper för kallelse och svar på både cytologi och HPV. Kommunikation till SMS-tjänster och webbkallelser. Användning av standardiserade format.
  • Ha verktyg för planering av verksamheten (t.ex. att systemet automatiskt beräknar hur många kvinnor som behöver kallas under en tidsperiod, dvs. behov av bokningsbara tider och möjlighet till schemaläggning). 
  • Ge möjlighet för mödrahälsovården att själva, via ett webbaserat gränssnitt, kunna planera och lägga schema, spärra dagar samt godkänna lagt schema.
  • Ha logik vid kallelsegenerering att jämnt per kallelseperiod (t.ex. per kvart) kunna fördela ut kvinnor baserat på tidigare kallelsehistorik. Ordinarie, uteblivande, kontrollfall samt förstagångsbesökare fördelas så att mottagningens arbetsbelastning blir så jämn som möjligt. Tider avsedda enbart som ombokningstider bör vara möjliga att planera.
  • Ha automatboknings- och ombokningsfunktionalitet vilket innebär automatisk bokning av kallelsebara kvinnor enligt det schema som lagts upp. Webblösning för att komma åt ombokning via internet. Enkla och säkra system för inloggning till olika tjänster.
  • Ge möjlighet att kommunicera med ombokningsportal såsom 1177 Vårdguidens e-tjänster eller motsvarande portal (som visar ombokningsbara tider inom bokningssystemet).
  • Ge möjlighet för kallade kvinnor att checka in sitt besök i väntrummet.
  • Ge möjlighet att lämna hälsodeklaration elektroniskt i antingen väntrummet eller undersökningsrummet. 
  • Ge möjlighet att fakturera kvinnan vid provtagningstillfället.
  • Ge möjlighet att registrera kompletterande screeningprov.
  • Selektera kvinnor för självtest HPV enligt vårdprogrammet och hantera utskick.
  • Manuellt lägga in ett flexibelt intervall till närmaste kallelse för en enskild kvinna
  • ge möjlighet att använda nationellt framtagna layoutmallar med gemensamt utseende för kallelse och svarsbrev

 

Kvinnan bör i kallelsesystemet ha möjlighet att

  • ändra erbjuden tid och provtagningsstation obegränsat antal gånger
  • avboka erbjuden tid och senare boka ny tid med samma inloggning
  • skriva ut bokad tid
  • välja att få påminnelse via SMS. 

 

Barnmorskeverksamheten bör ha möjlighet att 

  • se prognos för hur många kvinnor som ska kallas under en viss period
  • se datum för historiska prover och kallelser (adress dit kallelse skickats) samt prognos för när nästa kallelse ska skickas ut
  • enkelt ta fram all statistik för mottagning och område
  • boka ny tid till kvinnan
  • omboka eller avboka kvinnans bokade tid
  • skriva ut bokad tid
  • boka tid på annan provtagningsstation
  • skicka SMS-påminnelse på bokad tid
  • skriva ut kallelsejournal/bokningslista
  • registrera provtagningen i systemet
  • se vilka kvinnor som ska ringas upp enligt vårdprogrammet och registrera åtgärder.

20.2.5 Stöd för provhantering

Systemet bör kunna följande:

  • Ge möjlighet att skicka elektroniska remisser från mödrahälsovården till patologiklinikerna vid cellprovtagning.
  • Ha provsvarshantering (kunna särskilja cytologi, HPV, provtagningsanledning i olika åldersgrupper m.m.). 
  • Ge möjlighet till remittering av kvinnor med avvikelse i prov. Elektroniska remisser från cytologlaboratoriet till gynekologiska mottagningar rekommenderas. 
  • Ge tillgång till morfologidata (cytologi, histopatologi) och HPV-data. Importera data från bl.a. morfologiregister.
  • Utifrån vårdprogrammet kunna följa olika algoritmer för remittering beroende av tidigare historik.
  • Ge möjlighet till uppföljning av kvinnor i kontrollfiler (Kontrollfil efter behandling resp Kontrollfil HPV) utifrån särskilda regelverk för fortsatta kallelser. Differentierad bevakning omfattande både HPV och cytologidata samt i kombination. Skäl till bevakning eller förändrat intervall inom GCK.
  • Kunna identifiera provtagare.

20.2.6 Remittering och uppföljning

Systemet bör

  • ha larmlista vid utebliven morfologisk handläggning av screeningfynd
  • ha möjlighet till rapportering (både standardrapporter och skräddarsydda statistikuttag)
  • ha möjlighet exportera data till andra system i olika typer av filformat
  • ha möjlighet att selektera kvinnor som uteblivit under en viss tid och ska kontaktas på telefon respektive erbjudas självtest för HPV.

20.2.7 Statistik

Systemet bör

  • ha möjlighet till lagring av såväl kallelseuppgifter som morfologidata för uppföljning och utvärdering
  • ha uttagsverktyg för lokal rutinstatistik (såsom andel kallade, andel provtagna efter kallelse, andel med avvikande provsvar).

20.3 Kommunikation med kvalitetsregister

De lokala IT-systemen för mikrobiologi, cytologi och patologi samt kallelser behöver kunna exportera data till NKCx.

20.3.1 Processregistret

Regionalt cancercentrum väst har utvecklat en uppföljningsdatabas där alla uppgifter om kallelser, HPV-analyser och morfologier (cytologier och histopatologier) och behandlingar av dysplasi lagras (Processregistret, ”Cytburken”). Parallellt med kvalitetsregisterfunktionen har Cytburken en vårddatabas som genererar en patientöversikt och utgör grunden för sammanhållen journalföring. Kallelsesystem i anslutna landsting bör kunna använda Cytburken som primär datakälla eller hämta data från Cytburken om kontrollfilstillhörighet i annat landsting och om senare prov finns registrerat än det som finns noterat i den egna databasen.

20.3.2 Analysregistret

Registret innehåller uppgifter om den svenska kvinnliga befolkningen, kallelseuppgifter, morfologidata (cytologi och histopatologi) liksom HPV-data från samtliga landsting. Landstingens IT-stöd måste kunna exportera ovan listade data enligt ett överenskommet format från sina respektive system till det nationella registret. Registret administreras av Karolinska Universitetssjukhuset, Huddinge.

20.4 Drift och support

Avtal för applikationssystem samt driftsupport måste finnas med definierade servicenivåer och servicetider.

20.5 Nationell kravställan

Landstingen rekommenderas att samordna sin kravställan på befintliga IT-system och utveckling av nya IT-system gentemot leverantörer. Hur detta ska ske behöver tydliggöras. 

 

20.6 Utveckling inom IT, ny infrastruktur och applikationer (appar)

Den allmänna utvecklingen inom IT framför allt vad gäller utnyttjandet av så kallade ”tjänster” i stället för byggande av stora IT-system ställer också krav på befintliga systems möjlighet att anpassas för dessa. Exempel på generiska tjänster är IT-säkerhet, invånartjänster och kommunikation mellan system och applikationer (”appar”). Nationella invånartjänster inom 1177 Vårdguiden är uppbyggda på sådant sätt att olika system kommunicerar via en så kallad tjänsteplattform med överenskomna ”kontrakt” över t.ex. morfologidata och HPV-data och hur data ska definieras enligt en nationell överenskommelse. Det medger att olika applikationer och data i olika register kan kommunicera på ett säkert sätt.

 

20.7 Forskning

Informationen i IT-stödet ska vara tillgängligt för forskargrupper efter sedvanlig etikprövning. Därmed avses inte endast tillgång till data utan även möjligheten att söka relevant information i vårdsystem utan att göra avkall på integritet. Vården ska också kunna implementera innovativa tekniska lösningar i sina IT-system. Såväl vården som forskningen måste därför vara ense om IT-infrastrukturen.